Kom godt i gang med møderne

Når man som frivillig lægger en masse tid i arbejdet, så skal det være sjovt og givende. Derfor er det vigtigt, at I skaber et godt arbejdsmiljø, så I har de bedste forudsætninger for, at løse jeres opgaver og nemmere kan tiltrække nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer.

Når I mødes, bør I diskutere, hvad I vil. Hvad er den overordnede målsætning fore jeres arbejde i den kommende tid? Er det at styrke det sociale liv? Er det at få gennemført nødvendige opretnings- og moderniseringsarbejder? Er det at få skabt børne- og ældrevenlige udearealer? Eller er det at få skabt et stort aktivitetsniveau blandt beboerne?

Når afdelingsbestyrelsen har besluttet sig for, hvilke målsætninger I vil arbejde hen imod, har afdelingen noget at styre efter – og kan arbejde mere effektivt.

Når afdelingsbestyrelsen har opstillet mål for afdelingen, kan disse diskuteres på det årlige afdelingsmøde – og skabe grundlaget for afdelingens budget fremadrettet.

Hvor tit I mødes, vælger I selv. De fleste afdelinger har møder 4-12 gange om året. Det kan både foregå i fælles lokale eller hjemme privat.

Beboerdemokratiets krumtap
Afdelingsmødet er beboerdemokratiet krumtap. Her træffes alle vigtige beslutninger for afdelingen og dens beboere. Det er her, beboernes meninger skal høres. De beslutninger, der træffes på afdelingsmødet, skal både afdelingsbestyrelse, administration og organisationsbestyrelse rette sig efter.

Hvad sker der før, under og efter det årlige afdelingsmøde?

FØR afdelingsmødet

• Invitation - min. 4 uger før:
  Formelt indkaldes og afvikles afdelingsmødet af afdelingsbestyrelsen.
  ØsterBO's administration hjælper med at arrangere mødet. Dato for mødets afholdelse  og sted/lokation planlægges først af administration, og aftales endeligt med afdelingsbestyrelsen.
  Forslag til dirigent aftales. Indkaldelse/invitation laves og udsendes digitalt. Hvis man er fritaget fra digital post, får man den til tilsendt i den fysiske postkasse.
  
  
• Forslag - min. 14 dage før:
  Forslag og ideer modtages via e-mail til forslag@osterbo.dk eller afleveres skriftligt til administrationen. Administrationen samler alle forslag og sender dem til inspektøren, der har et par dage til at gennemgå disse og komme med kommentarer. Inspektøren kan i enkelte tilfælde tage kontakt til forslagsstiller om ordlyden.
  
  
• Endelig dagsorden med bilag - min. 1 uge før:
  Regnskab, budget, forslag og endelig dagsorden sendes ud digitalt (evt. sammen med afdelingsbestyrelsens beretning). Hvis man er fritaget for digital post, kan man henvende sig i kundecenteret og få et print.
  
  

UNDER afdelingsmødet

Hvis afdelingsbestyrelsen har valgt forplejning indledes det typisk med en let anretning, hvorefter der udpeges referent, dirigent og evt. stemmeudvalg. Afdelingsbestyrelsesformanden indleder med beretning om årets gang, hvorefter punkter og forslag gennemgås i henhold til den endelige dagsorden.

Undervejs stemmer lejerne blandt andet om:

• Hvem der skal sidde i afdelingsbestyrelsen, herunder evt. valg af afdelingsbestyrelsesformand. Afdelingsbestyrelsen skal bestå af et ulige antal medlemmer – og mindst tre.
• Hvem der skal sidde i repræsentantskabet.
• Forslag om nyanskaffelser og forbedringsarbejder i afdelingen.
• Forslag til ændringer i husorden, vedligeholdelsesreglement eller råderetskatalog.
• Gennemgang og godkendelse af afdelingens driftsbudget for det kommende år.

EFTER afdelingsmødet

Senest 4 uger (men gerne tidligere) efter det afholdte afdelingsmøde udsendes referat digitalt. (Underskrives af dirigent og afdelingsformand.) Hvis man er fritaget for digital post, kan man henvende sig i kundecenteret og få et print.

Hvis det er besluttet, at der fx skal beskæres træer, udskiftes vaskemaskiner el.lign., er det inspektøren, der varetager denne funktion. Dette krav er baseret på licitationslovgivningens overholdelse samt ansvarsplaceringen i et aftaleforhold.

Inspektøren udarbejder en drift- og vedligeholdelsesplan (D&V-plan). Dette sikrer vedligeholdte almene boliger med en effektiv udnyttelse og en jævn huslejeudvikling.

Større renoveringssager håndteres af ØsterBO’s projektmedarbejdere.