En forudsætning for at arbejde effektivt med planlægning og prioritering er at få et samlet overblik over alle dine møder, gøremål og aftaler.
Januar – Afdelingsmøder
En gang om året afholdes der et ordinært afdelingsmøde pr. boligafdeling, som alle lejere inviteres til.
Hos ØsterBO foregår det typisk i januar.
Hvis nødvendigt kan der også afholdes ekstraordinære afdelingsmøder. Det kan fx være i forbindelse med renoveringssager.
Forår (eller i følge aftale) – Markvandring
Inspektør, ejendomsfunktionær og afdelingsbestyrelsen foretager i fællesskab en gennemgang af bygningernes og udearealernes vedligeholdelsestilstand, under en såkaldt ”markvandring”. Markvandringen foretages hvert år – eller efter behov. På baggrund af notaterne tilpasses afdelingens drifts- og vedligeholdelsesplan for det kommende budgetår.
Efterår – Budgetmøde
I løbet af efteråret afholdes et budgetmøde med deltagelse af afdelingsbestyrelsen og inspektøren.
På budgetmødet fremlægger inspektøren et udkast til driftsbudgettet, for det kommende budgetår, til afdelingsbestyrelsens kommentering og godkendelse. Driftsbudgettet har til formål at klarlægge afdelingens forventede udgifter og indtægter for det kommende år.
Driftsbudgettet skal efterfølgende endeligt godkendes på afdelingsmødet – og til sidst af organisationsbestyrelsen.
Afdelingsbestyrelsen kan ikke iværksætte udgiftskrævende aktiviteter, der ikke er med i budgettet for afdelingen.
